Vaga de Secretária

Atribuições

Atividades: Principais responsabilidades: Atendimento e comunicação: Gerenciar o atendimento telefônico, recepcionar chamadas, anotar recados e direcioná-los adequadamente. Recepcionar visitantes, clientes e fornecedores, garantindo uma primeira impressão positiva da empresa. Gerenciar o fluxo de e-mails da secretaria e correspondências (físicas e digitais), distribuindo- as e respondendo quando necessário. Organização e agendamento: Organizar e manter a agenda dos diretores e/ou engenheiros, marcando reuniões, compromissos e viagens. Preparar salas de reunião e providenciar os recursos necessários (materiais, equipamentos audiovisuais, coffee breaks). Coordenar a logística de viagens (passagens, hospedagem, transporte). Gestão de documentos e arquivos: Organizar, arquivar e manter documentos físicos e digitais, incluindo propostas, contratos, relatórios técnicos e correspondências, garantindo fácil acesso e confidencialidade. Elaborar, formatar e revisar documentos, como cartas, ofícios, atas de reunião, relatórios e apresentações. Controlar a entrada e saída de documentos importantes. Suporte administrativo geral: Gerenciar o estoque de materiais de escritório e copa, realizando pedidos de reposição conforme necessário. Auxiliar na organização de eventos internos e externos da empresa. Prestar suporte administrativo à equipe de engenharia, como formatação de documentos técnicos, organização de informações de projetos e interface com outras áreas. Realizar cotações e compras de pequeno porte, conforme solicitado. Auxiliar em rotinas financeiras básicas, como organização de notas fiscais, controle de despesas e preparação de relatórios de reembolso (se aplicável). Manter o ambiente de trabalho organizado e funcional. Interface e suporte à equipe: Facilitar a comunicação interna entre diferentes departamentos e membros da equipe. Prestar suporte em demandas administrativas diversas que surjam no dia a dia.