Vaga de Assistente de Diretoria

Descrição Geral

Apoiar a elaboração, revisão, formatação e organização de relatórios, apresentações, cartas, comunicados, planilhas, memórias de reunião, documentos de apoio e materiais institucionais. Organizar arquivos físicos e digitais da diretoria, observando padrões de nomeação, versionamento, guarda, confidencialidade, rastreabilidade e acesso aos documentos. Dar suporte a processos administrativos e rotinas do escritório, incluindo reservas, solicitações internas, controle de documentos, acompanhamento de fornecedores, correspondências, materiais e pequenos fluxos operacionais. Auxiliar na comunicação entre a diretoria e as demais áreas, garantindo clareza nos mentos, registro das decisões e acompanhamento das devolutivas necessárias. Estabelecer contato com municípios do estado de são paulo, quando solicitado, apoiando a atualização de mailings de secretarias de cultura, conselhos de patrimônio, museus, centros de memória, gestores públicos e instituições parceiras. Local guides e de cidades Apoiar o agendamento de cursos, reuniões, oficinas, eventos, visitas técnicas e ações de campo previstas no sisem e no sisep, em articulação com as equipes de articulação, formação, gestão museológica, gestão do patrimônio cultural e observatório. Apoiar, quando necessário, as atividades dos assistentes de produção e articulação territorial, especialmente na organização de contatos, cronogramas, confirmações, inscrições, fornecedores, documentos e infraestrutura para atividades presenciais e online. Providenciar ou apoiar cotações e contratações de serviços necessários às atividades acompanhadas, como transporte, carro, hospedagem, alimentação, coffee break, salas, equipamentos, materiais e outros apoios logísticos, seguindo os procedimentos administrativos da fes. Acompanhar compromissos externos da diretoria, quando necessário, registrando informações relevantes, mentos, imagens, vídeos e materiais de memória institucional. Gravar, organizar e editar vídeos simples dos compromissos acompanhados, observando autorização de imagem, qualidade mínima, orientação da comunicação e adequação aos canais institucionais. Preparar artes simples para divulgação, convites, cards, apresentações e materiais de apoio, preferencialmente a partir de modelos institucionais, respeitando a identidade visual da fes e as orientações da comunicação. Guias e documentários de viagens Utilizar ferramentas digitais e recursos de inteligência artificial para apoiar organização, redação, transcrição, revisão, síntese, controle de prazos e produção de conteúdos, sempre com validação humana e observância de confidencialidade, lgpd e direitos autorais. Atuar com discrição, responsabilidade e postura colaborativa, preservando informações sensíveis e contribuindo para a integração entre diretoria, equipes técnicas, áreas-Meio, parceiros e públicos externos. Competências comportamentais: Integridade, discrição, confidencialidade e compromisso com os propósitos institucionais da fes. Organi