Vaga de Secretária Executiva

Atribuições

O portus instituto de seguridade social busca uma assistente de secretária executiva para atuar de forma proativa e estratégica no suporte à diretoria, assegurando a excelência na organização de agendas, na comunicação institucional e na gestão de informações. Requisitos: cursando secretariado ou áreas afins experiência em atendimento clareza e objetividade na escrita de e-Mails, atas e memorandos pacote office, plataformas de videoconferência e agenda eletrônica gestão de arquivos físicos e digitais, controle de contratos, relatórios e correspondências oficiais planejamento e coordenação de reuniões, viagens corporativas, eventos internos e externos. Competências comportamentais: discrição e ética profissional para lidar com informações sensíveis e estratégicas clareza, empatia e assertividade na interação com a equipe, clientes, parceiros e diretoria ter proatividade, iniciativa, se antecipar às demandas e buscar soluções lidar com mudanças de rotina, urgências e diferentes perfis de gestão manter a calma e o profissionalismo mesmo em situação de pressão ou conflito saber distinguir o que é urgente do que é importante, otimizando os recursos e evitando retrabalho pessoal e postura profissional alinhada ao ambiente corporativo. Competências estratégicas: alinhamento com a cultura e missão da entidade, junto com os valores institucionais capacidade de análise crítica, na tomada de decisões com informações organizadas, pontuais e bem analisadas. Atividades: gerenciar agenda dos diretores, agendando e coordenando compromissos, reuniões e viagens organizar e preparar reuniões corporativas, visitas institucionais, provendo tudo que for necessário para realização da mesma garantir o fluxo de informações entre áreas internas e externa com à diretoria planejar e coordenar viagens (agenda, passagens, hospedagens, transporte e etc) manter arquivos atualizados garantindo a confiabilidade das informações gerenciar pagamentos, reembolsos, diárias e organizar comprovantes/no